Cobranças recorrentes num ginásio com o RoninBox

As cobranças recorrentes num ginásio funcionam com uma ideia simples: cada sócio tem uma mensalidade por período, e você decide como se contam os períodos e como paga cada sócio. O RoninBox gera as mensalidades sozinho, diz-lhe quem deve e bloqueia as reservas de quem não paga passados uns dias de tolerância. Este guia explica as opções para que escolha antes de abrir o box.

A peça central: a mensalidade

Uma mensalidade é um período de faturação de um sócio. Reúne a sua tarifa, as extensões e os pagamentos recebidos, com data de início e de fim. O RoninBox cria-a sozinho para cada sócio com tarifa, e dela saem as aulas que o sócio pode reservar. Veja Mensalidades.

Primeira decisão: como se contam os períodos

É uma opção para todo o box, em Configuração ▸ Opções. Os nomes das opções enganam:

	Mensal	Mês Natural
O que é	O mês de calendário	Um período de 28 dias desde o início de cada sócio
Datas	Do dia 1 ao último dia do mês, igual para todos	Cada sócio tem o seu ritmo
Quando encaixa	Cobra a todos no mesmo dia	Cada sócio paga desde a sua data de inscrição
Editar datas de um período	Não	Sim

Com «Mensual», se cobra a todos no dia 1, o seu calendário de cobranças é o do mês. Com «Mes Natural», um sócio que começa a 5 de outubro tem o primeiro período de 5 de outubro a 2 de novembro, e o seguinte começa a 3 de novembro. Detalhe e exemplos em Tipo de mensalidade.

O campo Tipo de Mensualidad, em Opções. Captura da interface em espanhol.

Cuidado

Escolha-o ao abrir o box. As mensalidades já criadas mantêm as suas datas, e um box com períodos das duas classes misturados é difícil de ler e de cobrar.

Segunda decisão: como paga cada sócio

Cada sócio tem um método de pagamento guardado:

• Dinheiro. Paga no box e a equipa regista a cobrança.
• TPA. Paga com cartão no terminal do box. Também o regista a equipa.
• Pagamento online (checkout). Paga cada mês com uma ligação de pagamento segura do Stripe (cartão, MB Way, Bizum ou outros métodos disponíveis) e recebe um aviso para completar cada renovação.
• Cobrança recorrente com cartão. Débito automático ao seu cartão guardado: o período cobra-se sozinho.

Os dois últimos só existem se o RoninBox ativar as cobranças online no seu box; pedem-se à equipa, não se configuram na aplicação. Você escolhe que métodos oferece aos seus sócios, com um mínimo de um ativo. A equipa pode sempre registar uma cobrança em numerário ou com TPA. Veja Pagamentos online e Cobrar em numerário ou com TPA.

Mi facturación, tal como a vê o sócio. Captura da interface em espanhol.

Cuidado

O RoninBox regista um pagamento online quando o Stripe confirma que está pago, não quando o sócio volta à página. Alguns métodos demoram a confirmar e, entretanto, a mensalidade continua pendente. Antes de registar à mão um pagamento que o sócio diz ter feito online, confirme que o Stripe não o vai confirmar depois.

Terceira decisão: o que acontece a quem não paga

Um sócio com uma mensalidade por pagar não fica bloqueado de repente:

1. Tem uns dias de tolerância, que define você (de 1 a 28; 11 por defeito), contados desde o início da sua mensalidade. Dentro desse prazo pode reservar.
2. Dentro do prazo, a tarifa pode limitar quantas aulas reserva enquanto deve (de 0 a 999; vazio é sem limite).
3. Passado o prazo, não pode reservar até pagar. Ao pagar, volta a poder reservar sem que tenha de fazer nada.

Com «Mensual», além disso, um mês anterior por pagar bloqueia as reservas sem dias de tolerância. Veja Faltas de pagamento e dias de tolerância.

Acompanhamento: quem deve e quanto entra

• A faturação mensal mostra o projetado, o cobrado e o pendente de cada mês, e a tabela de mensalidades com o seu estado.
• A lista de sócios filtra-se por pagamentos pendentes.
• As receitas que não são de um sócio, como uma t-shirt, vão em pagamentos genéricos e somam aos totais do mês.

Mudar preços sem mexer sócio a sócio

O preço de uma tarifa criada não se edita. Cria uma tarifa nova, indica qual substitui e cada sócio passa para a nova na sua próxima mensalidade. Veja Tarifas encadeadas.

Antes e depois

Tarefa	Com uma folha de cálculo	Com o RoninBox
Criar a quota de cada mês	Copia-a sócio a sócio	Gera-se sozinha para cada sócio com tarifa
Saber quem deve	Verifica linha a linha	Filtra por pagamentos pendentes
Subir um preço	Altera cada sócio	Uma tarifa nova encadeada
Bloquear reservas por falta de pagamento	À mão	Automático após os dias de tolerância

Passo seguinte

Para ver como se configurariam as cobranças do seu box, entre em contacto com a equipa do RoninBox através de roninbox.com.