Rebuts i factures a RoninBox

RoninBox dona rebuts i factures del que cobres. Cada cobrament d’una mensualitat té el seu rebut, que acredita que el box va rebre els diners i no desglossa l’IVA. La factura l’emets tu quan un soci la demana: dels cobraments d’una mensualitat o d’una venda de la botiga ja cobrada.

Qui ho pot fer i on

• Configurar les factures i emetre-les és cosa dels administradors del box.
• El llistat de factures és a Cobraments ▸ Factures.
• Els entrenadors no veuen factures ni rebuts.
• Cada soci descarrega els seus rebuts i les seves factures a Facturació.

Abans de la primera factura: la configuració

1. Obre Cobraments ▸ Factures i prem Configuració de factures.

2. A Numeració i IVA, escriu el Prefix (lletres i números, fins a 10). Les factures es numeren amb prefix, any i un número: per exemple RB-2026-00001. El comptador és anual i no es reinicia si canvies el prefix.

3. Tria el IVA de les quotes. Ha de ser un impost inclòs en el preu: el que cobres és el total. Si no el tries, només podràs facturar vendes de la botiga.

4. Emplena les Dades fiscals del box: raó social, NIF i adreça. Sense aquestes dades no es pot emetre cap factura.

5. Prem Desa.

   

   La configuració de factures: numeració, IVA de les quotes i dades fiscals.

La casella Mostra l'IVA als cobraments en línia (Stripe) fa que els pagaments en línia dels socis amb pagament recurrent mostrin l’IVA dins de l’import. L’import no canvia.

La casella Envia cada factura per correu al soci, a la targeta Correu al soci, envia cada factura nova al correu del soci amb el PDF adjunt. Ve desactivada. Val tant per a les factures de RoninBox com per a les del proveïdor extern, i els socis sense correu no reben res.

Els impostos es creen a la botiga: ho explica Com configurar els impostos de la botiga.

Descarregar un rebut i emetre la factura d’una mensualitat

1. Obre la fitxa del soci, pestanya Mensualitats, i prem la mensualitat.

2. A la llista de pagaments, la icona de descàrrega de cada cobrament (marca 2) és Descarrega el rebut.

3. Per facturar, prem Emet factura (marca 1).

   

   Des de la mensualitat: el rebut de cada cobrament i el botó per emetre la factura.

4. Marca els Cobraments a facturar. Pots ajuntar diversos cobraments de la mateixa mensualitat en una factura.

5. Revisa les Dades del client. La primera vegada cal emplenar-les; després queden desades a la fitxa del soci i surten com una fitxa, amb Canvia les dades de facturació per si canvien.

6. Prem Emet factura. La factura queda emesa amb el seu número i la pots descarregar.

Cada cobrament només pot estar en una factura. A la mensualitat, un cobrament facturat mostra el número de la seva factura.

Facturar una venda de la botiga

Obre la venda a la botiga. Si ja està cobrada, prem Emet factura. Les línies i l’IVA són els de la venda. Una venda es factura una sola vegada. Com trobar i obrir una venda ho explica Vendes de la botiga.

Què veu el soci

A Facturació, el soci té l’apartat Rebuts i factures amb un botó Rebut per a cada cobrament i, si està facturat, el de la seva factura. Les factures de compres a la botiga també hi surten.

El soci descarrega els seus rebuts i les seves factures des de La meva facturació.

Si actives l’enviament per correu, el soci rep a més la factura al seu correu, amb el PDF adjunt i un botó a Facturació. Les factures que ja estaven emeses no s’envien soles.

Nota

Un rebut es genera la primera vegada que algú el descarrega i des d’aleshores és sempre el mateix. Una factura emesa conserva les dades fiscals que tenia, encara que després les canviïs.

Enviar una factura per correu manualment

Al llistat de factures, la columna Correu indica si la factura s’ha enviat i quan. Per enviar-la o tornar-la a enviar, prem Envia (o Reenvia) a la seva fila i confirma. Només ho pot fer l’administrador. Serveix per a factures anteriors a l’activació de l’enviament, per a un correu que ha fallat o si el soci ha canviat d’adreça.

Si les factures les emet un proveïdor extern

Quan el box emet les factures amb un proveïdor com TOConline, cada factura porta les dades fiscals del soci: nom i cognoms, NIF, adreça, codi postal, localitat i país. Per això, en aquests boxes:

• El soci no pot pagar des de l’app (mensualitat, tarifa o bo) fins que no les tingui completes a Les meves dades fiscals. El NIF es comprova: el portuguès pel dígit de control i l’espanyol (NIF, NIE o CIF) per la lletra o el dígit.
• Mentre li falti alguna cosa, l’app li ho recorda a la pantalla d’inici i a Facturació.
• Els cobraments que no fa el soci (els automàtics i els que registra el personal) es cobren igualment. Si li falten dades, la seva factura surt a «consumidor final». A la fitxa del soci, al cobrament en efectiu i a la venda ràpida, el personal veu un avís amb el que falta.

Errors freqüents

• Triar un IVA que no està inclòs en el preu. La factura no quadraria amb el que s’ha cobrat i RoninBox no l’emet.
• Buscar el botó Emetre factura en una mensualitat sense cobraments. Només apareix quan hi ha algun cobrament sense facturar.