Mensualitats d'un soci: crear, cobrar i editar
Les mensualitats d’un soci són els períodes que RoninBox li factura. Cada mensualitat és un període de facturació: ajunta la tarifa del soci, les extensions que se li hagin afegit i els pagaments rebuts, i té data d’inici i de fi. Mentre deu diners, està marcada com a pendent. Les classes que el soci pot reservar surten de la seva mensualitat.
Les mensualitats es gestionen a la fitxa del soci, a la pestanya Mensualitats. Les gestionen l’administrador i els entrenadors: tots dos obren el detall, cobren, treuen pagaments i esborren mensualitats, també les ja cobrades. Tot esborrament queda a l’historial d’activitat del soci, amb qui ho va fer.
Com es generen
Section titled “Com es generen”No cal que les creïs una a una. RoninBox genera la mensualitat de cada soci que té tarifa amb un procés programat i també quan el soci entra a l’app i li falta la següent. Si la tarifa del soci té una tarifa successora (vegeu Tarifes encadenades), la mensualitat nova ja surt amb la successora.
Com són les dates depèn de l’opció Tipus de Mensualitat. Està explicat, amb exemples, a Tipus de mensualitat.
Llegir la pestanya de mensualitats
Section titled “Llegir la pestanya de mensualitats”
Cada fila és un període i mostra:
- L’estat: Pendent de pagament si deu diners, o Cobrada seguit de la forma de cobrament (Efectiu, TPV (targeta) o En línia (Stripe)) quan tots els pagaments es van fer de la mateixa manera.
- La tarifa (Subscripcions) que cobreix.
- El període: el nom del mes o, segons el tipus de mensualitat, les dates d’inici i de fi.
- Els botons d’acció, a la dreta.
Veure i cobrar una mensualitat
Section titled “Veure i cobrar una mensualitat”Prem l’estat d’una fila per obrir-ne el detall.
El detall té tres blocs:
- Les dates del període, a dalt.
- A l’esquerra, la taula de Subscripcions amb el seu preu, les extensions (marcades com a extensió, els descomptes surten en negatiu) i el Total. Cada línia té una paperera.
- A la dreta, la taula de pagaments. Cada pagament porta una etiqueta amb la forma de cobrament (Efectiu, TPV (targeta) o En línia (Stripe)), la seva data i el seu import, i una paperera.
Si la mensualitat deu diners, a sota apareix la targeta Pendent de pagament amb l’import que falta.
-
Obre el detall de la mensualitat pendent.
-
Tria la Forma de cobrament: Efectiu (ve marcada) o TPV (targeta), si el soci ha pagat amb targeta al terminal del box.
-
Escriu l’import al camp Pagament o deixa’l buit: buit cobra tot el que falta d’aquesta mensualitat. Pots registrar menys del que falta.
-
Prem Generar Pagament.
La mensualitat passa a cobrada quan el pendent arriba a zero. Per a cobraments de taulell hi ha una pantalla més còmoda, que també poden fer servir els entrenadors: Cobrar en efectiu o amb TPV.
Si el box té els pagaments en línia activats, la targeta de pendent mostra dues pestanyes: Cobrament manual i Cobrament en línia. A la segona, Genera enllaç de pagament crea un enllaç de pagament amb targeta que pots obrir o copiar per enviar-lo al soci. Si el box fa servir mensualitats amb data d’inici variable i encara no s’ha registrat cap pagament, allà també tries la data d’inici. Més detalls a Pagaments en línia.
Crear mensualitats a mà
Section titled “Crear mensualitats a mà”Fes-ho servir per avançar mesos o per omplir un buit.
-
A la pestanya Mensualitats, prem Crea mensualitats.
-
Al diàleg Crea mensualitats tria la Data d'inici. Aquesta casella només existeix si el box fa servir Mes Natural. Pots triar Ara o un dels dilluns del mes vinent.
-
Marca els Mesos a crear. La llista ofereix sis mesos a partir de la data triada. Els que ja estan coberts surten desactivats amb l’avís «ja existeix».
-
Si el soci té una targeta desada per a cobrament recurrent, apareix la casella Cobra automàticament en iniciar el període. Si la marques, RoninBox cobra el període a la seva targeta quan comença.
-
Prem Desa.
Aquestes són les regles que veuràs a la pràctica:
- Un soci no pot tenir dues mensualitats que se solapin. Si ho demanes, el diàleg et diu el motiu i no crea res.
- Si demanes diversos mesos i un falla, els anteriors ja queden creats i el missatge et diu quants.
- Amb Mes Natural pots avançar el període següent quan el soci ja ha gastat totes les seves classes. El diàleg t’avisa que el període actual es tancarà abans i que els dies que li quedaven es perden.
Canviar el que porta una mensualitat
Section titled “Canviar el que porta una mensualitat”- Treure una tarifa o una extensió. Prem la paperera de la seva línia al detall. Canvia el que paga el soci, així que revisa el total després.
- Treure un pagament. Prem la paperera del pagament al detall. La mensualitat torna a deure aquest import.
- Afegir una tarifa que falta. Si una mensualitat que ja ha començat no inclou alguna de les tarifes del soci, a la columna central de la fila apareix un botó amb el nom de la tarifa per afegir-la-hi.
- Afegir un pack. A la pestanya Extensions de la fitxa, el botó d’afegir pack demana triar la mensualitat i els packs. Els packs s’expliquen a Packs i les extensions a Extensions.
- Canviar dates. Només està disponible amb Mes Natural. Mira Tipus de mensualitat.
Per canviar la tarifa del soci de manera permanent, mira Assignar una tarifa. El mateix soci també pot canviar la tarifa del seu període des de La meva facturació, amb els seus propis límits (vegeu Pagaments en línia).
Mensualitats pagades en una altra plataforma
Section titled “Mensualitats pagades en una altra plataforma”Quan un soci ja va pagar uns mesos fora de RoninBox (per exemple, arriba de WodBuster amb un semestral pagat fa dos mesos), aquests mesos no se li han de cobrar aquí. Marca’ls com a pagats en una altra plataforma: queden a 0 €, sense registrar cap cobrament, així que no surt rebut ni factura i no compten com a ingrés del box. Només ho pot fer l’administrador.
- Una mensualitat que ja existeix: obre’n el detall i prem Marca com a pagada en una altra plataforma. Pots escriure una nota (on o com la va pagar) i confirmes. Només es pot si encara no té cap cobrament.
- Els mesos que li queden d’una oferta de fora: prem Mesos ja pagats fora, escriu el concepte (per exemple «Semestral WodBuster»), quants mesos li queden i des de quin mes. Per al semestral de l’exemple: 4 mesos des del mes vinent. Es creen els que faltin i es marquen els que ja existeixin sense cobraments.
- Diversos mesos en crear-los a mà: prem Crea mensualitats, marca els mesos i activa Ja pagades en una altra plataforma. El cobrament automàtic es desactiva per a aquests mesos.
El que veu el soci: a la seva facturació, a dalt, «Tens pagat fins al …» amb el nombre de mesos i el concepte, i cadascun d’aquests mesos diu «Pagada en una altra plataforma» amb la nota. Escriu el concepte pensant en ell.
A la fitxa surten amb l’etiqueta Pagada en una altra plataforma, i a Facturació ▸ Per mensualitat pots filtrar-les per aquest estat. Si t’equivoques, obre el detall i prem Treu la marca: la mensualitat torna a quedar pendent pel seu import.
Mentre està marcada no se li poden canviar les tarifes ni les línies: abans treu la marca. Si el soci paga amb subscripció automàtica, no es pot marcar un mes en curs o futur, perquè la subscripció el cobraria igualment.
Per vendre diversos mesos d’una vegada dins de RoninBox (un trimestre, un semestre o un any), fes servir les ofertes.
Esborrar una mensualitat
Section titled “Esborrar una mensualitat”La icona de paperera del final de la fila esborra la mensualitat sencera.
A l’historial d’activitat del soci queda una fila per la mensualitat i una altra per cada pagament i cada extensió que es van esborrar amb ella, amb l’import, la forma de cobrament i la data del pagament. Un pagament ja facturat no es pot esborrar, ho intenti qui ho intenti.
Esborrar la mensualitat següent (Mes Natural)
Section titled “Esborrar la mensualitat següent (Mes Natural)”Amb Mes Natural, si esborres l’última mensualitat del soci ja no es torna a crear sola. La fitxa mostra un avís de renovació automàtica aturada: no es crearà cap mensualitat nova després de la fi de l’anterior.
- Per donar més dies al soci, allarga la data de fi de la mensualitat anterior (vegeu Tipus de mensualitat). La renovació es reprèn sola des de la nova data de fi.
- Per tornar a la renovació normal sense tocar dates, prem Reprèn la renovació a l’avís.
- Si no fas res, el soci es queda sense mensualitats noves fins que la reprenguis. Escurçar la data de fi tampoc no la reprèn.
Totes dues coses, aturar i reprendre, queden a l’historial d’activitat del soci.
Errors freqüents
Section titled “Errors freqüents”- M’he equivocat d’import en un pagament. El formulari del detall accepta qualsevol xifra, encara que superi el pendent. Esborra el pagament amb la seva paperera i registra’l de nou. La pantalla de registrar cobraments sí que impedeix cobrar més del pendent.
- No em deixa crear un mes. Gairebé sempre és perquè aquest mes ja està cobert o perquè se solapa amb un altre període del soci.
- No trobo els botons d’editar dates. Només existeixen si l’opció Tipus de Mensualitat està en Mes Natural.